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Productividad personal basada en pomodoros

Soy un gran amante de las técnicas de productividad y la gestión de tiempo. Al estar siempre metido en una gran cantidad de proyectos necesito poder exprimir hasta el último segundo de mi tiempo. Sigo algunos blogs de productividad como El Canasto, Óptima InfinitoFacileThings, ThinkWasabi o el recién descubierto El Gachupas. Incluso estoy suscrito al curso de productividad de Berto Pena, autor de ThinkWasabi.

En productividad no hay bala de plata, al final te encuentras con un montón de técnicas y recomendaciones que se adaptarán mejor o peor a tu forma de ser, o debido a tu trabajo te será más fácil o más difícil aplicarlas. Algunas te las dirán, otras serán de cosecha propia, pero lo que importa es hacerte con un método que te funcione e ir depurándolo iteración a iteración intentando aplicar aquellas recomendaciones que te parezcan interesantes o que realmente pienses que te pueden dar resultado.

Pero hay que tener cuidado, tanta técnica de productividad personal y tanta teoría te pueden llevar al extremo en el que le dedicas más tiempo organizándote y planificando tareas que ejecutando y trabajando de verdad. Por ese motivo creo que hay que centrarse más en las fases de ejecución que en las fases de análisis y reflexión. Yo para eso me apoyo en la técnica Pomodoro, pero como no podía ser de otra forma la aplico a mi manera, es decir, la he personalizado a como he visto que mejor me funciona.

Por si no lo sabes, la técnica pomodoro original propone:

  1. Trabaja 25 minutos seguidos en una única tarea, y céntrate únicamente en dicha tarea.
  2. Tras los 25 minutos, haz un descanso de 5 minutos, y luego vuelve a trabajar otros 25 minutos
  3. Tras 4 bloques de 25 minutos (4 pomodoros), haz un descanso más largo de 15 minutos

La técnica es simple, es llamativa y te invita a probarla. Es muy apropiada para esos momentos en los que estás bastante disperso, pero no es una buena técnica para aplicar en todo momento ya que los días en los que sí estás inspirado y muy productivo no te viene bien tanto micro corte.

Lo que yo hago es quedarme con la idea de trabajar intensamente en periodos determinados de tiempo, dividir mi día en pomodoros y así medir mi rendimiento en términos de número de pomodoros finalizados. No tengo necesariamente en cuenta los descansos. Si veo que un pomodoro concreto me ha costado mucho trabajo terminarlo hago un descanso antes de empezar el siguiente, pero si estoy muy concentrado paso automáticamente al siguiente pomodoro.

Partiendo de esas premisas, esta es la forma en que yo me organizo:

  1. Tengo definidos los proyectos activos a los que voy a dedicarle tiempo.
  2. Para cada proyecto, tengo definidas al menos 3 o 4 tareas. No necesito tener absolutamente todas las tareas necesarias del proyecto, con tener las siguientes tareas es suficiente.
  3. Cada día defino los pomodoros que voy a dedicarles a cada proyecto. Más que acabar una determinada tarea por cada pomodoro mi objetivo es avanzar lo máximo posible el proyecto.
  4. El número de pomodoros diarios es fijo, intentando no ser muy ambicioso para asegurarme que puedo cumplirlos todos. Además esto me permite tener margen de maniobra por si tengo pomodoros atrasados o si necesito dedicar un esfuerzo extra a algún proyecto determinado.
  5. Selecciono algunos proyectos activos a los que dedicarle los pomodoros del día. Intento asignar al menos 2 pomodoros a cada proyecto pues es probable que con un único pomodoro no consiga un avance real.
  6. A lo largo de la semana intento asignar algún pomodoro a cada uno de los proyectos activos. Así consigo que todos ellos avancen y que ninguno se pueda quedar estancado.

Las principales ventajas que obtengo con este método son las siguientes:

  1. No necesito dedicar mucho tiempo a la planificación de tareas. Teniendo claro por donde llevo el proyecto me centro únicamente en avanzarlo. Si por la complejidad del proyecto me veo perdido, dedico un pomodoro a definir las siguientes tareas, pero intento que no sea más de uno.
  2. Tengo cuantificado perfectamente qué cantidad de tiempo dedico a cada proyecto.
  3. Asignando al menos algún pomodoro a cada proyecto activo me garantiza algún avance en cada uno de ellos.
  4. Es tremendamente motivador. Mi objetivo diario es finalizar los pomodoros planificados independientemente de las tareas que realmente finalice. Si una tarea se me atraganta porque resulta ser más compleja  de lo que había previsto no pasa nada siempre que haya podido finalizar mis pomodoros.

Se que es una forma rara de trabajar y no es perfecta, pero como he dicho al principio lo importante en productividad personal es encontrar y aplicar aquellas técnicas que mejor se adapten a tu forma de trabajo o al tipo de trabajo que tengas, y si eso implica aplicar modificaciones de cosecha propia no pasa nada.

Como herramienta online utilizo Todoist para gestionar las tareas, pero no he podido encontrar ninguna herramienta que me ayude en llevar una contabilidad de los pomodoros y la tengo que realizar de forma manual. De hecho, le estoy dando vueltas a la posibilidad de desarrollar alguna aplicación móvil que me ayude con esto. Ya veremos.